A gyülekezet életének megvannak a maga tárgyi feltételei: templom, parókia (lelkészlakás, iroda), gyülekezeti terem, nagyobb gyülekezeteknél ifjúsági szoba, számítógép szoba stb. A presbitérium feladata az ezekre való gondviselés is. A többször idézett 1994. évi II. törvény 46. § (1) bekezdésének első mondata kimondja:
„A presbiterek az egyházközség lelki és anyagi javainak sáfárai.”
A „sáfár” szó, mint ismeretes, ma a „vagyonkezelő”-vel egyértelmű, vagyis nem tulajdonos, hanem gazdálkodó, aki a tulajdonosnak elszámolni tartozik. Láttuk ezt az előző fejezet végén is.
A sorrend a törvényben is, meg a tanulás sorrendjében is: először a lelkiek, azután a tárgyak. Ez még világi megfogalmazásban is igaz: a funkció, a feladat, az ott végzendő tevékenység határozza meg az épületet.
Ez azt jelenti, hogy a hosszú távú gyülekezeti munkaterv határozza meg a gyülekezet tárgyi kereteit: épületet, berendezést stb. Ez arra is int, hogy ne az épület, a berendezés legyen az első, hanem a gyülekezet lelki előmenetele. Különösen vigyázni kell, hogy ne legyen ebből versengés: mi nagyobb templomot építünk, mint a szomszéd. Így keletkezett egyik-másik üresen tátongó hatalmas templom, amely ma csak teher a gyülekezet nyakán.
Az élet, a gyülekezet élete is gyorsabban változhat, mint ez-egy épület életkora. Száz évvel ezelőtt még nem kellettek gyülekezeti termek, hittan vagy ifjúsági szobák, kisgyermekek, anyák helyisége, ahonnan a gyülekezet zavarása nélkül hallgathatják/láthatják az istentiszteleteket. Nem volt iroda, számítógép, stb., ami ma már nem nélkülözhető. Ezért a tervezésnél rugalmas elképzeléseket kell kiválasztani, amelyek több célt szolgálhatnak.

6.1. A tárgyi eszközök állapotának felmérése
Ahogy a gyülekezeti hosszú távú munkaterv készítésekor is az első feladat a kiindulási állapot meghatározása volt, úgy az érvényes és hosszú távú eszközfejlesztési, karbantartási tervekre is. Az egyik fontos eleme a tárgyi eszközök állapota vizsgálatának, hogy épületeinknek, építményeinknek van-e ún. felmérési(állapot)terve, amely alaprajzokból, metszetekből, homlokzatrajzokból áll. Ugyanilyen fontosak a különféle vezetékekről és kapcsolódó létesítményekről készített rajzok.
További kiindulási alap a leltár áttekintése. A leltárról még szó lesz, de ezek ismerete nélkül is tudjuk, hogy a leltár tartalmazza az egyházközség ún. „immaterális”(nem pontosan, de érthetően: (szellemi és jogi) vagyonának és ún. tárgyi eszközeinek (ingó és ingatlan) eszközeinek jegyzékét, jó esetben azok értékével és korával együtt.
Ezeket kell először áttekinteni, és állapotukat felmérni. Az épületek esetében az épületvizsgálat alapján történik. Meg kell vizsgáltatni az épület teherhordó szerkezeteit, tetőszerkezetét, közüzemi (víz, csatorna, villany, gáz vagy egyéb) vezetékeit, a nyílászáró szerkezeteket (ajtókat, ablakokat), a falak estleges nedvesedését, a faanyagok estleges gombafertőzöttségét. A berendezések, felszereléseknél azok állapotát: orgona, harmónium, számítógépek, bútorok stb. Egyéb eszközöket: konyhai edények, eszközök, játékok stb.

6.2. A hosszú táv fejlesztési terv elkészítése
Ezután az említett eszközcsoportonként célszerű sorrendet készíteni a javításra, felújításra, cserére. A sorrendet az határozza meg: életveszély elhárítása, károk átterjedése más szerkezetekr4e, eszközökre (ilyenek a beázások, tetőhibák, víz- és csatornavezetékek általában a víz). Az esztétikai szempont (legyen kifestve a helyiség) általában az utolsó a sorrendben. Ugyanígy kell sorrendet felállítani az ingóságokra.
Ha bővítésre is szükség lesz valamilyen téren, azt is be kell állítani a sorrendbe.
Ha hozzávetőleg ismerjük a gyülekezet teherbíró képességét, adakozó készségét, akkor bizonyos ütemet is fel lehet állítani.
Majd a költségvetés összeállításánál ez a sorrend fontos lesz.
Célszerű ezt a tervet ismét közösen elkészíteni. Ez az építési vagy műszaki bizottság feladata, de végül ajánlatos a presbitérium elé terjeszteni, mert ezzel utólagos ötletrohamoknak vehetjük elejét.

6.3. Tűzrendészeti szabályzat
Mivel nagyobb létszámot befogadó, de sokféle célú helyiségcsoportról van szó, ahol helyben lakók és csak estenként ott tartózkodók lehetnek, így a tűz esetére szabályzatot kell készíteni. Mivel most nem a részletes tűzrendészeti szabályokat akarjuk megismertetni, így azokkal részletesen nem kívánunk foglalkozni, annál is inkább, mert az ide vonatkozó előírások idővel változnak. Éppen ezért érdemes ennek elkészítésével hozzáértő szakembert megbízni. Itt csak néhány elemére hívjuk fel a figyelmet:
a) Menekülési útvonalak kijelölése. Különösen a nagyobb létszámot befogadó helyiségek gyors kiürítése érdekében fontos, mert itt olyanok tartózkodhatnak, akik a helyi viszonyokkal nincsenek teljesen tisztában.
b) A helyiségek tűzrendészeti veszélyességi osztályba sorolása. Ennek függvényében kell tűzvédelmi eszközöket beszerezni és elhelyezni, majd azokat rendszeresen vizsgálatra küldeni, használhatóságukat ellenőrizni.
c) A különböző helyiségek, illetve az egész épületegyüttes tűzvédelmi felelősének kijelölése. Ez(ek) nyilvánvalóan a rendszeresen ott tartózkodókból kerülhet ki. Őket rendszeresen, ismétlő oktatásban oktatni kell.
d) Az anyagok szabályszerű tárolása. Pl. padláson anyagot, különösen tűzveszélyes anyagot tárolni tilos. Ugyancsak tilos kazánházban fölösleges anyagokat tárolni.
A tűzrendészeti szabályok szoros kapcsolatban vannak egyéb műszaki vizsgálatokkal: gázkészülékek és vezetékek, villamos hálózatok és vezetékek és a kémények vizsgálatával. Ezért mindezeket együtt és rendszeresen el kell végezni.

6.4. A tárgyi eszközök vizsgálata és karbantartása
A műszaki berendezések mindig elromolhatnak és – mint ismeretes – el is romlanak, mégpedig a legalkalmatlanabb időben.
Ez a probléma általában megelőzhető, ha az eszközöket rendszeresen megvizsgáljuk, illetve megvizsgáltatjuk. Nagyobb károkat előzhetünk meg, ha a hiba legkisebb előjelére (pl. szivárgás, zakatolás stb.) intézkedünk.
Vannak olyan berendezések, eszközök, amelyek rendszeres felülvizsgálatát állami jogszabályok írják elő. Ilyenek:
Gázkészülékek rendszeres, évenkénti felülvizsgálata.
A villamoshálózat háromféle szempontú és ennek megfelelően háromféle időszakban történő felülvizsgálata: érintésvédelmi, szabványossági és villámvédelmi felülvizsgálata.
A gáz- és villamoshálózat felülvizsgálatát szakembernek kell végeznie és erről igazolást adnia. A kémények felülvizsgálatát a kéményseprő vállalat rendszeresen végzi. A megállapított hiányosságok megszüntetése az egyházközség feladata.
A vízvezetékek felülvizsgálata nem kötelező, de célszerű, hisz’ a víz- és csatornadíjak mind magasabbak. Ennek vizsgálatát úgy tudjuk megejteni, hogy minden vízcsapot (szelepet) elzárunk, és figyeljük a vízmérőt, vajon mozdul-e. Ha igen, meg kell keresni az okát, és azt megszüntetni.
Az épületekkel kapcsolatban rendszeres időközökben el kell végezni, amelyeket az állapotfelméréssel kapcsolatban az 5.1. pontban említetünk.
Célszerű, ha rendszeresítünk egy hiba-előjegyzési könyvet, amelybe, aki valamilyen hibát észrevesz, bejegyzi. Ez kiterjedhet olyan részletekig, hogy nincs a mosdóban szappan, törölköző, vagy WC-papír. Egy ezzel megbízott presbiter rendszeres időközökben (általában hetente) tekintse át a könyvet, és tegye meg a szükséges intézkedést: hívjon iparost, kérje meg hozzáértő presbitertársát, hogy javítsa meg. Szólhat ugyan a lelkipásztornak is, de ne tőle várja a megoldást. Az egyik nagy terület, ahol a presbitereknek felelősséggel kell intézkedni, hisz’ ehhez a lelkipásztor – általában – nem ért, és ne is várjuk el, hogy értsen.

6.5. Beruházás, felújítás
Istennek hála, mindinkább megteremtődik annak anyagi lehetősége, hogy az egyházközség épületeit felújítsa, vagy teljesen új épületet építsen, vagy valamilyen új eszközt beszerezzen, pl. új orgonát, számítógépet. Jó, ha ennek alapja elsősorban a gyülekezet adakozó készsége, de lehet külső forrás is: egyházi segély, pályázat stb.
A következőkben a beruházások/felújítások néhány fogalmával és lebonyolításának általános folyamataival ismerkedünk meg röviden. Mivel ezt állami és egyházi jogszabályok részletesen szabályozzák, itt ezekre csak utalunk, mert a részleteket azoknak kell ismerniük, akik azzal közvetlenül foglalkoznak: műszaki vagy építési bizottság, gazdasági-jogügyi bizottság tagjai, vezetője.
    Először néhány alapfogalom:
    Beruházás: immateriális javak, tárgyi eszközök beszerzése, létesítése, a meglévő eszközök bővítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása.
    Felújítás: olyan, a rendszerese használat következtében szükségessé váló, a tárgyi eszköz értékéhez képest jelentős költséggel járó, a tárgyi eszköz egészére, főbb szerkezeteire kiterjedő általános javítás, amely a tárgyi eszköz eredeti műszaki állapotát megközelítően vagy teljesen visszaállítja.
    Minden egyéb, ennél kisebb munkát az állami jogszabályok a „karbantartás” fogalmába sorozzák.
    A beruházás folyamatának főbb lépéseit a 13. sz. melléklet tartalmazza. Ezeknek lebonyolítását lehet különböző szakemberekre bízni, egyetlen egyet azonban nem: a beruházónak kell tudni meghatározni, hogy mit is akar építeni, beszerezni. Nem elég annyit mondani, hogy „templomot akarunk építeni”. Meg kell határozni, hány főre, milyen csatlakozó építmények legyenek, pl. lelkészi szoba, gyülekezeti konyha, kismamák részére elkülönített hely, mosdó stb. Ezt nevezzük „beruházási előkészítő okmánynak”. Ennek tartalmazni kell:

• a beruházás céljának részletes meghatározását és indoklását,
• a beruházást milyen műszaki megoldással lehet elérni, és ezek közül műszakilag-gazdaságilag melyik a legindokoltabb és legmegfelelőbb,
• mekkora összeg áll rendelkezésre.

A magyarországi beruházások időbeli elhúzódásának és drágaságának sokszor az az oka, hogy a beruházó nem tudja pontosan meghatározni, hogy mit is akar. Segítségül hívhatja a tervezőt, de a döntés az ő felelőssége. Sajnos, ha nem tudjuk a tervekben foglaltakat magunk elé képzelni, akkor a kivitelezés időszakában mondja meg: „Nem is ezt akartuk, hanem azt.” Nagyon lényeges ezért, hogy a beruházás előkészítésébe minél inkább bevonjuk a presbitérium egészét, a gyülekezetet. A közösen elhatározott célt foglaljuk írásba, és a presbitérium, sőt esetleg az egyházközségi közgyűlés fogadja el, hogy a későbbi kritikáknak, ötleteknek elejét vegye.
A tervezést természetesen erre feljogosított szakembernek kell végezni, hisz’ ezt az engedélyező hatóság előtt igazolni kell. Mivel ma már egy épület igen sokféle szakember együttes munkája, célszerű ún. generáltervezővel szerződést kötni, amelyben ki kell kötni minden, az épület létrejöttéhez szükséges terv elkészítését: víz-, csatorna, villany stb. tervek. Nélkülözhetetlen része a komplett tervnek a tervezői költségvetés, részletes méretjegyzékkel.
A nagyobb építkezés (pl. egy templom) esetében a tervek általában két fázisban készülnek: engedélyezési terv, illetve kiviteli (építési) terv. Az engedélyezési terv azt a célt szolgálja, hogy az ún. szakhatóságok (tűzoltóság, környezetvédelem, közművek) előzetes engedélye, „hozzájárulása” alapján az építési hatóság engedélyt adjon a kivitelezésre. A kiviteli (építési) terv viszont olyan részletes dokumentációt tartalmaz, amely alapján a kivitelezők dolgozni tudnak.
A tervezői költségvetés alapján láthatjuk, hogy várhatólag mennyibe kerül majd az építmény, de az „igazi ára” az lesz, amiben a kivitelezővel megállapodunk, szerződünk – ha jó a terv, és nincsenek utólagos ötleteink, kívánságaink.
A kivitelező kiválasztása előtt azonban a teljes beruházói dokumentációt a pénzügyi ütemtervvel együtt a felettes egyházi hatóságnak is fel kell terjeszteni jóváhagyásra. A beruházás elkezdéséről az építtető csak akkor dönthet, ha annak megvalósításához szükséges anyagi eszközök (pénzügyi fedezet) rendelkezésre áll.
Ha a beruházáshoz állami költségvetésből származó pénzt is fel kell használni, meg kell vizsgálni, hogy annak értéke miatt nem tartozik-e a közbeszerzési törvény hatálya alá. De ha nem is tartozik a közbeszerzési törvény hatálya alá, akkor is a kivitelezőt legalább három ajánlat alapján kell kiválasztani. Ez úgy történik, hogy a tervezői költségvetésből az egységárakat és a teljes árakat kihagyjuk, és ezt a műszaki tervekkel együtt megküldjük három kivitelező cégnek azzal, hogy a költségvetési kiírásban nem szereplő, de a kivitelező által nélkülözhetetlennek talált munkákra elkülönítve is adjon ajánlatot. Ha épület-átalakításról, felújításról van szó, célszerű egy mindenki számára adott időpontban a helyszínt bemutatni. Az ajánlatok elbírásánál nem egyedüli szempont az ár. Fontos az ún. referencia, a kivitelező korábbi munkáinak megismerése, vagy az, hogy minden munkát vállal (ún. generálkivitelező), vagy minden szakmára külön kell szerződnünk. Az előbbi esetnek „ára” van, az utóbbi a beruházóra ró több terhet, mert neki kell a szakmák munkáját összehangolnia.
A kiválasztott kivitelezővel szerződést kell kötni, még a munka megkezdése előtt, amelyet módosítani csak testületi döntéssel lehet. A testületi döntés – és annak jegyzőkönyvi rögzítése – minden korábbi, illetve további döntéshez szükséges.
Az építtető a fenti munkák adminisztratív részének lebonyolítását bízhatja egy beruházásban jártas szakemberre, vagy maga végzi azt, de a kivitelezés időszakára mindenképpen szakképzett műszaki ellenőrt kell alkalmaznia, aki köteles gondoskodni, hogy

• a beruházás az engedélyezési, illetve a kivitelezési (építési) terv alapján,
• a szakmai előírásoknak megfelelő műszaki színvonalon,
• az építtető érdekeit szem előtt tartva valósuljon meg,
• és az elvégzett munkáról tételes felmérés, az ezen alapuló elszámolás (számla) és megvalósulási terv is készüljön.

A kész építményt csak hatósági használatba vételi engedély alapján tekinthetjük késznek.
Az építtető köteles döntéseiről – a meghozatalától számított 8 napon belül – az illetékes egyházmegye elnökségének jelentést tenni.
A munka befejezésekor beszámolót kell készíteni, és azt a testület (presbitérium) elé terjeszteni, illetve a testületi döntéssel együtt azt az egyházmegyének felterjeszteni.

Megbeszélésre ajánlott kérdések:
1.    Hogyan történik a képzésen résztvevők által képviselt egyházközségekben a karbantartási, beruházási munkák megrendelése, lebonyolítása? Ki intézi azt?
2.    Ha volt a közelmúltban a képzésben résztvevők egyházközségében nagyobb, engedélyköteles építési munka, akkor beszéljék meg, hogy miben tért el – ha eltért – az itt leírtaktól. (Jó, ha előre egy ilyen munka teljes dokumentációját be tudjuk mutatni a résztvevőknek.)
Ajánlott segédlet:
    A Zsinati Tanács határozata a közegyházi beruházások eljárási szabályrendelete tárgyában (ZsT-á47/2005. Ref. Egyház 2005. 7-8. szám, 185. old.)